Πώς να ελέγχετε απομακρυσμένους υπαλλήλους

Ο έλεγχος των εργαζομένων είναι ένα από τα πιο βαρετά πράγματα στον κόσμο. Και αν είναι επίσης απομακρυσμένα, τότε αυτό είναι ένας επιπλέον «πονοκέφαλος». Ούτε η διοίκηση απολαμβάνει τη διαδικασία («θα ήταν πολύ πιο εύκολο αν όλοι εργαζόταν στο γραφείο»), ούτε οι ίδιοι οι εργαζόμενοι που συντάσσουν αναφορές για το χρόνο που αφιερώθηκε «χρήσιμα».

Ήταν λοιπόν σε μια σημαντική μάζα εταιρειών πριν από λίγα χρόνια, αλλά σήμερα οι διαδικασίες που δεν προσφέρουν ούτε όφελος ούτε ευχαρίστηση πεθαίνουν. Οι όγκοι των ολοκληρωμένων εργασιών, η αποτελεσματικότητά τους και η συμμόρφωση με τις προθεσμίες έχουν εμφανιστεί.

Ταυτόχρονα, ο αριθμός των απομακρυσμένων εργασιών σε όλο τον κόσμο αυξάνεται συνεχώς. Είναι δυνατόν να ελέγχετε αποτελεσματικά τους απομακρυσμένους υπαλλήλους και έτσι ώστε η διαδικασία να μην προκαλεί ερεθισμό ούτε στους διαχειριστές ούτε στους ειδικούς; Έδωσε μια απάντηση σε αυτήν την ερώτηση και εντόπισε αρκετά βασικά βήματα σε αυτό το μονοπάτι – Ντμίτρι Κοστομάροφ, επιχειρηματίας και επιχειρηματικός άγγελος.

1. Επιλέξτε το σωστό προσωπικό

απομακρυσμένος έλεγχος εργαζομένων

Τι σημαίνει εδώ; Το μέρος του προσωπικού που λειτουργεί εξ αποστάσεως για εσάς πρέπει να είναι ικανό για τέτοιες δραστηριότητες. Η διαχείριση υπαλλήλων προσανατολισμένων στις αξίες της βιομηχανικής εποχής είναι πρακτικά αδύνατη χωρίς τη φυσική συμμετοχή και παρουσία του αφεντικού. Το σώμα σας σε αυτήν την περίπτωση είναι άτομα με υψηλή ικανότητα αυτο-οργάνωσης, αυτο-κίνητρα, ικανά να εργάζονται αποτελεσματικά (σύμφωνα με τα καθήκοντα) και σύμφωνα με τις προθεσμίες, ανεξάρτητα από εξωτερικές περιστάσεις.

2. Αλληλεπιδράστε και ελέγξτε

απομακρυσμένος έλεγχος εργαζομένων

Εάν βρείτε άτομα κατάλληλα για απομακρυσμένη εργασία, ανακύπτει το ερώτημα πώς να ρυθμίσετε αποτελεσματικά τις εργασίες για αυτούς, να δείτε πώς εκτελούνται και, γενικά, να ελέγχετε απομακρυσμένους υπαλλήλους. Υπάρχουν διάφορα συστήματα για αυτό..

Για παράδειγμα, εξετάστε το έργο ενός αντιπροσώπου πωλήσεων σε οποιαδήποτε περιοχή. Αυτό είναι ένα από τα επαγγέλματα, τα οποία στη βιομηχανική εποχή απαιτούσαν μεγάλο βαθμό ανεξαρτησίας και πρωτοβουλίας. Ο καθορισμός στρατηγικών στόχων, η παρουσίαση του KPI πραγματοποιήθηκε ιστορικά στο πλαίσιο ενημερώσεων. Ανακοινώσεις έγιναν σε ομαδικές συναντήσεις και τα αποτελέσματα συνοψίστηκαν σε αυτές. Τώρα τα πάντα είναι συσκευασμένα σε προσωπικές φορητές συσκευές, με σύντομα διαδραστικά σλιπ με ένα τεστ κατανόησης. Πρόκειται για μια νέα κατηγορία λογισμικού: σύστημα διαχείρισης εργατικού δυναμικού, ο πρώτος εκπρόσωπος του οποίου στη Ρωσία είναι το αντικείμενο των επενδύσεών μου – Ίσο.
Η αυτοματοποίηση των αντιπροσώπων πωλήσεων ξεκίνησε πολύ καιρό και δημιούργησε μια κατηγορία συστημάτων που ονομάζεται SFA (Sales Force Automation, Sales Automation). Αυτές οι λύσεις σάς επιτρέπουν να συλλέγετε παραγγελίες, να δημιουργείτε έγγραφα. Τα συστήματα SFA έχουν αποκτήσει από καιρό αυτόματο έλεγχο γεωγραφικής τοποθεσίας, είναι σε θέση να παρακολουθούν διαδρομές, διάρκεια επισκέψεων, να συλλέγουν και να επεξεργάζονται πληροφορίες σχετικά με παραγγελίες, βοήθεια προγραμματισμού αποστολών, έκδοση τιμολογίων και έλεγχο πληρωμών.

3. Σχεδιάστε μαζί

απομακρυσμένος έλεγχος εργαζομένων

Ο απομακρυσμένος έλεγχος των εργαζομένων δεν είναι χωρίς προγραμματισμό. Οι ομαδικές συναντήσεις δεν χρειάζονται πλέον όταν υπάρχουν συστήματα που χρησιμοποιούν τις δυνατότητες των κινητών συσκευών για την ανάθεση και την προσαρμογή εργασιών, για να παρακινήσουν τους υπαλλήλους. Οι λύσεις της κατηγορίας CRM (Διαχείριση σχέσης πελατών, Διαχείριση σχέσης πελατών) διευκολύνουν τον προγραμματισμό εργασίας με τους πελάτες.

Και οι λίγες λειτουργίες της προσωπικής ηγεσίας και του σχεδιασμού υλοποιούνται σε κοινά συστήματα καθορισμού εργασιών, όπως το ToDoIst και τα ανάλογα. Λόγω επαρκούς αριθμού βολικών λειτουργικών λύσεων, τόσο οι αντιπρόσωποι πωλήσεων όσο και οι εργαζόμενοι από άλλες περιοχές έχουν την ευκαιρία να ενεργήσουν ως ανεξάρτητες “μονάδες μάχης” που δεν είναι συνδεδεμένες με το γραφείο.

4. Συλλέξτε ομάδες σύμφωνα με την αρχή του σχεδιαστή

απομακρυσμένος έλεγχος εργαζομένων

Σε περιοχές σχεδιασμού, είναι ακόμα πιο ενδιαφέρον. Σήμερα, δεν χρειάζεται να έχετε φουσκωμένο προσωπικό ειδικών, μερικοί από τους οποίους εργάζονται σε πλήρη ισχύ μόνο από καιρό σε καιρό. Μπορείτε να προσλάβετε κοινόχρηστους υπαλλήλους για έργα και να συγκεντρώσετε ομάδες βάσει του κατασκευαστή.

Το λογισμικό Trello και MeisterTask, για παράδειγμα, σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε όχι μόνο το προσωπικό σας, αλλά και να συγκεντρώνετε ομάδες από ειδικούς από διάφορες εταιρείες. Το MeisterTask χρησιμοποιεί ένα κανμπάν (ένα σύστημα οργάνωσης της παραγωγής και της προμήθειας που σας επιτρέπει να εφαρμόσετε την αρχή του “ακριβώς στην ώρα”), όπου τα “φύλλα εργασιών” κρέμονται, όταν κάνετε κλικ, ανοίγονται οι εσωτερικές πληροφορίες έργου, οι επαφές, η τροφοδοσία ειδήσεων, η συνομιλία, αποθηκεύονται όλα τα απαραίτητα έγγραφα . Σε τέτοια συστήματα δεν χάνονται σημαντικές πληροφορίες, δεν χρειάζεται να ψάχνετε γράμματα για την εργασία και να διατηρείτε ξεχωριστά αρχεία για το έργο.

5. Αλληλεπιδράστε αποτελεσματικά

απομακρυσμένος έλεγχος εργαζομένων

Το SCRUM ήρθε στη διάσωση των συνηθισμένων επιχειρήσεων. Βασίζεται στην αρχή της συνεχούς μετακίνησης προς ένα κοινό αποτέλεσμα μέσω της υποχρεωτικής επίτευξης βραχυπρόθεσμων εργασιών, από τη λύση της οποίας αποτελείται οτιδήποτε άλλο. Το SCRUM συνεπάγεται υποχρεωτικές σύντομες ενημερώσεις για τον καθορισμό εργασιών, συνεδρίες σύντομης ενημέρωσης και απόρριψη από το “απολογισμό” εάν αυτό δεν λειτουργεί, εστιάζοντας στον τρόπο επίλυσης της κατάστασης και όχι στο ποιος φταίει. Η θετική φιλοσοφία SCRUM, σε συνδυασμό με τις τεχνολογικές λύσεις που έχουμε συζητήσει παραπάνω, αυξάνει την παραγωγικότητα τουλάχιστον μιάμιση φορά και σας επιτρέπει να ανταποκρίνεστε ευέλικτα στην κατάσταση, να ενεργείτε σύμφωνα με τις περιστάσεις.

6. Αλλάξτε την προσέγγιση

απομακρυσμένος έλεγχος εργαζομένων

Αλλά το κύριο ερώτημα που αντιμετωπίζει κάθε επιχείρηση που έχει αποφασίσει να χρησιμοποιήσει ενεργά απομακρυσμένες μορφές αλληλεπίδρασης, να μειώσει το φορτίο στα γραφεία, να γίνει πιο φορητή και ευέλικτη, δεν βρίσκεται στο επίπεδο πληροφορικής. Το κύριο πράγμα είναι να κατανοήσουμε πώς να διαχειριστούμε τις αλλαγές στα κεφάλια, όχι μόνο των απλών υπαλλήλων, αλλά και των διευθυντών. Το προσωπικό, ειδικά κινητό και / ή απομακρυσμένο, θα πρέπει να έχει μεγαλύτερη ελευθερία μαζί με μεγαλύτερη ευθύνη. Και δουλέψτε, εστιάζοντας στο αποτέλεσμα. Αυτό είναι ένα από τα πιο σημαντικά σημεία που θα σας επιτρέψουν να εφαρμόσετε τον σωστό έλεγχο των απομακρυσμένων υπαλλήλων και της κανονικής εργασίας μαζί τους..

Ένα ενδιαφέρον γεγονός: η ηγεσία του ρωσικού γραφείου εκπροσώπησης ενός μεγάλου πωλητή τηλεπικοινωνιών, μαθαίνοντας ότι οι υπάλληλοι γραφείων που υποχρεούνται να περνούν αυστηρά ρυθμιζόμενο χρόνο στους τοίχους εργασίας τους, να ξοδεύουν ώρες σε κοινωνικά δίκτυα, έχουν εμποδίσει την πρόσβαση στις πιο δημοφιλείς πλατφόρμες. Τι έγινε μετά? Αυτό είναι σωστό, περίπου την ίδια στιγμή, άρχισε να ξοδεύεται σε πολλά διαλείμματα για καφέ, διαλείμματα, ταξίδια στο σαλόνι νυχιών και στυλ (ένα σαλόνι ομορφιάς εργάστηκε στο επιχειρηματικό κέντρο). Αλλά σχεδόν κανένας από τους υπαλλήλους δεν είχε καθυστερήσει στην αρχή της εργάσιμης ημέρας. Είναι κατανοητό – ακόμη και για καθυστερήσεις πέντε λεπτών δόθηκε πρόστιμο σε δολάρια. Ταυτόχρονα, εάν η διοίκηση αξιολογούσε την αποτελεσματικότητα μόνο με καθήκοντα και όχι με το χρόνο που ξοδεύτηκε «μέσα και έξω» στο γραφείο, θα ήταν πολύ πιο ενδιαφέρον για τους εργαζόμενους να εργαστούν.

Εάν σπάσετε το κύριο εμπόδιο, τα υπόλοιπα θα λειτουργήσουν. Για να καταλάβετε ότι η εργασία δεν είναι κίνηση, αλλά το αποτέλεσμα, απεικονίστε για τον εαυτό σας κάθε μια από τις ενέργειές σας στη διαδικασία και την αξία της. Κάποια στιγμή, αυτή η απλή άσκηση με βοήθησε να καταλάβω ότι το 80% της κίνησης μου έχει άσκοπη αλληλεπίδραση με άλλους ανθρώπους..

Παρόμοιες εγγραφές:
  1. Επιχειρηματικές συμβουλές από τους καλύτερους επιχειρηματίες στον κόσμο
Παρόμοια άρθρα
Βαθμολογήστε το άρθρο
( No ratings yet )
Κοινοποίηση σε φίλους
Συμβουλές για οποιοδήποτε θέμα από ειδικούς
Πρόσθεσε ένα σχόλιο

Κάνοντας κλικ στο κουμπί "Υποβολή σχολίου", αποδέχομαι την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων και αποδέχομαι την πολιτική απορρήτου